Для того, чтобы учет товара стал не просто фиксацией выручки, а полноценным инструментом для анализа и планирования, необходимо разработать систему, где отмечались бы все поступления, доходы, расходы и т.п. Особенно это важно, если у вас есть наемный персонал – отслеживать его действия можно легко с помощью тщательно продуманной системы учета товара.
Для начала необходимо завести как минимум две тетради для учета, одну для вас, другую для продавца. Если продавцов больше – тетрадей будет больше, каждый должен иметь свою собственную.
Движение товара и денежных средств в рамках вашего магазина документируется в каждой из тетрадей по следующей схеме:
- фиксация приема товара;
- постановка товара на общий учет;
- изменение баланса товара (остатка);
- ежедневная сдача кассы;
еженедельный учет, в ходе которого могут быть выявлены любые расхождения.
Рассмотрим на примере обычного продуктового магазина. Товары поступают по двум каналам: их привозят поставщики или закупки осуществляются самостоятельно предпринимателями на специализированных рынках. В любом случае, фактуры после фиксации владельцем магазина передаются продавцу, который принимает товар. Убедившись в полном соответствии, продавец ставит полученный товар на учет, приплюсовывая стоимость полученного товара к остальному. Важный момент – ставить на учет товары следует по тем ценам, по которым вы планируете продавать.
Ежедневно продавец сдает кассу, в документе он указывает выручку, возможные текущие расходы (если ему самостоятельно пришлось расплачиваться с поставщиком из дневной выручки), и итоговый остаток. Остаток сегодняшнего дня всегда равняется остатку вчерашнего плюс новый товар минус выручка и дополнительные расходы, списания.
Периодически необходимо пересчитывать весь товар, имеющийся в магазине. Так вы выведете реальную сумму стоимости товара, которым владеете, и сможете сравнить с суммой, которую в качестве остатка указывает продавец. Эта цифра должна полностью совпадать, в противном случае, скорее всего, имеет место ошибка или недобросовестное выполнение обязанностей со стороны продавца. Этот способ отлично будет работать и в любой другой сфере.
