Золотое правило бухгалтерского учета – любая операция должна быть подтверждена документом. Основные движения по счетам подтверждаются «первичкой». К таким первичным документам относится УПД. Что это такое представляет из себя в бухгалтерии?
Что такое УПД
УПД (универсальный передаточный документ) — это бланк, который объединил в себе первичный документ и счет-фактуру. С его помощью можно исчислять налог на добавленную стоимость, а также его принимать.
Ранее для проведения операций, связанных с отгрузкой товара у плательщика НДС, использовалась форма ТОРГ-12, либо акт об оказанных услугах и счет-фактура, но уже давно появилась потребность в замене данных документов, чем-то более компактным и практичным в целях бухучета.
Внедрение формы УПД стало возможным лишь с 2013 г., со вступления нового Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, который сделал возможным отмену обязательного применения унифицированных форм первичных документов.
Создание бланка УПД налоговая отразила в следующем письме: «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96@, в котором указаны рекомендации по использованию в бухучете такого документа как УПД.
В документе представлены реквизиты для отражения их в первичном документе, так и в счет-фактуре, исходя из этого налогоплательщик вправе использовать УПД в целях исчисления НДС.
Переход на УПД
Для перехода на применение формы УПД организация должна провести ряд организационных мероприятий:
- Необходимо утвердить форму УПД.
- Необходимо уведомить и согласовать контрагентов о переходе на УПД.
- Необходимо обновить внутренние нормативные акты (инструкции по заполнению УПД).
Во внутренних документах важно отразить:
- Порядок нумерации.
- Кто имеет право подписывать документ.
- Внесение исправлений.
- Правила хранения.
- Случаи, когда заменяют вместо оформления УПД другим документом (товарную накладную, акт выполненных работ, счет-фактуру).
Не забудьте внести изменения в учетную политику.
Плюсы и минусы УПД
Несомненно, в применении УПД есть как плюсы, так и минусы.
Инструкция по заполнению УПД
Рассмотрим УПД более подробно.
В настоящем действует бланк, закрепленный в рекомендательном письме от ФНС № ММВ-20-3/96@ в 2021 году. Он формируется по аналогии со счетом-фактурой именно поэтому передаточный акт имеет все те же реквизиты. При заполнении следует также ориентироваться на Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПП РФ №1137 от 26.12.2011 г. «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
В первую очередь необходимо заполнение обязательных реквизитов:
- Название организации, а также даты составления документа;
- Адрес, ИНН, КПП компании или ИП;
- Данные совершенной операции, а также ее эквивалент;
- Данные о лице ответственного за совершение операции;
- Подпись руководителя, и ответственного лица за совершение операции.
Пошагово разберем порядок заполнения универсального документа.
Статус универсального передаточного документа
Код 1 – указывается в документах, заменяющих счет-фактуру и документ подтверждающий существование поставки (акты, ТН, ТТН). Код 2 – для бланков, подтверждающих только факт поставки.
Указание статуса документа носит лишь информативный характер, таким образом он может быть определен наличием, либо отсутствием всех нужных реквизитов. Если контрагент невзначай указал статус документа 2, но все реквизиты указаны – мы можем принять документ для целей исчисления НДС.
В случае использования УПД в качестве подтверждения поставки (статус документа 2) могут быть не заполнены следующие реквизиты:
- По строке 7 «к платежно-расчетному документу»;
- По графе 6 «в том числе сумма акциза»;
- По графе 7 «налоговая ставка»;
- По графе 10 «цифровой код страны происхождения товара»;
- По графе 10а «краткое наименование страны происхождения товара»;
- По графе 11 «номер таможенной декларации».
При желании можно указать прочерк. В ситуации, если хозяйствующий субъект не является плательщиком налога на добавленную стоимость, но использует в бухгалтерии УПД со статусом документа 2, это на него не накладывает обязательств по исчислению, а также уплате НДС.
С 2021 года введена новая строка 5а «Документ об отгрузке».
В поле №п/п указывается номер по порядку записи в графе №1 табличной части счет-фактуры.
В поле № — указывается номер документа на отгрузку.
В поле от – указывается дата отгрузки.
Номер универсальному передаточному документу присваивается согласно его статусу: совпадает с номером счета-фактуры со статусом документа 1, или совпадает с номером накладной или акта со статусом документа 2.
Рассмотри поле дата документа. В форме УПД имеются 3 даты:
- Строчка 1 «дата составления документа»;
- Строчка 11 «дата совершения факта хозяйственной жизни»;
- Строчка 16 «дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав».
УПД в идеале составляется в момент во время совершения факта хозяйственной деятельности, это когда день составления документа, день отгрузки и приема товара совпадают, тогда совпадают даты по строкам 1,11 и 16. Могут быть одинаковыми даты составления и отгрузки документа (по строкам 1,11), а дата приема товара (по строчке 16) быть позже. Таким образом, для исчисления НДС принимаем даты по строкам1,11, а для приемки услуг, работ – по строчке 16.
Для регламентации строк в универсальном передаточном документе «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» пользуются ст. 169 НК РФ и Приложением № 1 к Постановлению № 1137.
В строчке 10 указывается ФИО, должность и подпись лица, ответственного за отгрузку товара, или уполномоченного подписывать акты выполненных работ.
В строчке 13 указывается ФИО, должность и подпись лица, ответственного за правильность ведения хозяйственной жизни со стороны продавца.
В строчке 15 указывается ФИО, должность и подпись лица, ответственного за приемку товара, либо уполномоченного подписывать акты выполненных работ со стороны покупателя.
В строчке 18 указывается ФИО, должность и подпись лица, ответственного за правильность ведения хозяйственной жизни со стороны покупателя.
Строчка 14 позволяет включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ.
В строке 19 указываются сведения о хозяйствующем субъекте со стороны покупателя, в том числе сведения о лице ведущем бухгалтерский учет.
В печати в УПД нет необходимости, т.к. она не ставится в счетах-фактурах, вследствие этого её отсутствие никаким образом не препятствует вычету НДС.
Если в документе стоит печать, в которой указан ИНН, а также полное наименование хозяйствующего экономического субъекта продавца, строчки 14 и 19 можно не заполнять.
По правилам исправления ошибок, допущенных в УПД есть разъяснения в Приложении № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 г. №ММВ-20-15/86@.
Как исправить ошибку в УПД
Если ошибка в данных УПД со статусом документа 1, относящихся к первичному документу и к счет-фактуре, то необходимо создать новый документ.
В случае ошибки, мешающей принять НДС к вычету должен быть составлен новый УПД. В строке 1а указывается порядковый номер и дата исправления. В новом документе указывается статус 1.
Если ошибка позволяет принять к вычету НДС: составляется новый УПД, с присвоенным ему статусом 2, независимо от первоначального статуса. В строчке 1а также указывается дата и номер исправления. Такой документ не регистрируется в журнале выданных и принятых счетов фактур, а также книге покупок и книге продаж.
Когда обнаружена ошибка в УПД со статусом документа 2 – либо исправьте первичный документ, либо составьте новый.
Универсальный корректировочный документ (УКД) носит рекомендательный характер.
Таким образом, компании вправе выбирать использовать УКД, или применяет корректировочную счет-фактуру.
УКД применяют:
- В случае отгрузке;
- В случае изменения в данных по отгруженному товару;
- Для исправления ошибочной информации.
УКД предоставляет поставщик, в случае обнаружения ошибок, составляется по взаимной договоренности с покупателем.
УКД может иметь статус документа 1 и 2, заполняется аналогично УПД.
Современный, удобный и экономичный способ ведения бухгалтерского учета, а также позволяет сблизить его с налоговым учетом.
Читайте далее:
3 года менеджером по выдаче займов в микрофинансовой организации ООО ГорФинКом.
4 года работы бухгалтером в строительной организации ООО Газстройинвест.
5 лет бухгалтером в АО Дубитель.
- Cистема свифт (SWIFT): что это такое, как работает, как сделать перевод - 04.05.2022
- Коворкинг: что это такое простыми словами - 14.04.2022
- УПД что это такое в бухгалтерии - 10.04.2022
С УПД работать намного удобнее — меньше бумажек, меньше бухгалтерских проволочек при составлении отчетов.Вам нравится комментарий?
Хорошо, что я не интересуюсь бухгалтерией. Очень сложная профессия, столько терминов нужно знать и такая кропотливая работа. Но не всегда есть возможность обратится к бухгалтерскому специалисту. А эту статью как раз можно добавить на заметки.Вам нравится комментарий?
Необходимо было организовать переход на УПД. Нужно было все правильно оформить. Статья выручила.Вам нравится комментарий?
На мой взгляд, в бухгалтерском учете давно необходимо делать революцию. Тонны бумаг, пусть и в электронной форме — это уже методы динозавров! Мы же живем в современном мире. Вся отчетность за год должна быть в едином документе, который не занимает 3-4 папки для бумаг. УПД вряд ли решает эту задачу, которая давно назрела в современном бухучете.Вам нравится комментарий?